Glossario dell’Agente di Viaggio

Letteralmente “peso del bagaglio consentito”. È indicato sul biglietto aereo e varia in funzione della compagnia e del tipo di tratta. Il bagaglio può essere “da stiva” cioè deve essere imbarcato prima della partenza, oppure “da cabina”, solitamente di peso e dimensioni molto contenute che devono rispettare rigorosi requisiti anche per quanto concerne il contenuto consentito. Di regola sono quindi consentiti due bagagli a testa, uno da stiva e uno da cabina, con alcune eccezioni per voli transoceanici.

Acronimo di “Business to Business” è un termine che indica un rapporto di lavoro tra due società (per esempio agenzia-agenzia oppure agenzia-azienda cliente).

Acronimo di “Business to Consumer” è un termine che indica un rapporto di lavoro tra una società ed un provato (per esempio agenzia-cliente privato).

Nel settore turismo, è il documento che attesta con una breve descrizione i servizi prenotati e pagabili a fine periodo. Solitamente il termine è la fine del mese e lo si ritrova nei rapporti commerciali con le aziende che hanno usufruito dei servizi dell’Agenzia (Business Travel).

Letteralmente “conferma della prenotazione” è il documento che attesta, nel dettaglio, i servizi prenotati dal Cliente Viaggiatore. Abitualmente deve essere consegnato allo stesso ed una copia, debitamente firmata per accettazione, deve essere conservata presso l’Agenzia di Viaggi.

Acronimo di “Billing Settlement Plan” ovvero “piano di definizione dei conti (delle Compagnie Aeree)” è entrato in vigore nel 1974 e rappresenta un piano con cui le Compagnie Aeree hanno concordato l’emissione unificata dei biglietti. La biglietteria unificata ha portato perciò ad uno standard ticket IATA. Fino al 2008 il biglietto era stampato su carta, dal 2008 è diventato e-ticket, cioè un biglietto elettronico. Il BPS è, nella prassi amministrativa, il pagamento complessivo delle prenotazioni dei voli di linea, tramite istituti incaricati a tal scopo.

Il termine indica il rapporto commerciale tra l’Agenzia di Viaggi e l’azienda cliente, che si avvale dei servizi proposti dall’Agenzia per i propri utilizzi, associati all’attività aziendale.

Letteralmente “penalità per cancellazione”. In funzione del tipo di biglietto, per esempio nel caso di un biglietto a tariffa scontata, la cancellazione può comportare forti penalità che possono arrivare anche all’intero valore del biglietto stesso. In alcuni casi è possibile prevenire tale penalità con un’assicurazione facoltativa, che copra appunto questo rischio al verificarsi di determinati eventi che sono sempre precisati nel contratto di stipula della polizza. Alcune compagnie aeree impongono una penalità anche sui biglietti a tariffa ordinaria, per esempio per quei passeggeri che non si presentano alla partenza (“no show”).

Letteralmente “controllo in ingresso” è il termine che, nel settore turismo, indica la registrazione dei dati anagrafici per richiedere l’accettazione a bordo di un volo. Oggi è diffusa prassi il check-in online (con alcune compagnie aeree è obbligatorio) per cui il viaggiatore può anticipare le operazioni di check-in tramite internet e presentarsi all’ingresso in aeroporto con la stampa della carta di imbarco. Per il check-in in aeroporto, è bene calcolare di presentarsi al desk almeno un’ora e mezza prima della partenza del volo. Se il viaggiatore si presenta in ritardo o se, per quel volo, sono state accettate più prenotazioni rispetto al numero di posti effettivamente disponibili sull’aeromobile (“overbooking”), può succedere che la prenotazione venga annullata a favore di altri viaggiatori.

Riferito alla biglietteria aerea, l’avere un biglietto compilato con i dati del volo e la data non significa essere in possesso di un posto, finché il sistema, al momento del check-in, non abbia verificato che lo status sia “OK” ovvero confermato. Lo status che precede quello di “confirmed” è quello di “on-request” (in richiesta).

Letteralmente “condivisione del codice” (del volo) si ha a seguito dell’accordo tra due compagnie aeree per permettere ad entrambe di arricchirsi di nuovi collegamenti e di inserire il proprio codice identificativo sui voli dell’altra compagnia.

Rispettivamente acronimi di “Computer Reservation System” e di “Global Distribution System” vengono utilizzati per identificare un sistema informatico per la gestione e la prenotazione ed acquisto dei biglietti aerei, nonché per la prenotazione di hotel, auto in affitto, etc.

Il primo fu SABRE (nato nel 1960 in American Airlines), seguito da Galileo (nato come ”Apollo” nel 1971 in United Airlines), Amadeus (1987) e Worldspan (1990).

Questi sistemi non sono collegati con i database delle compagnie low-cost per la cui prenotazione occorre agire sito per sito. Da alcuni anni esiste un sistema in grado di unificare la prenotazione online delle compagnie low-cost denominato FlightScanner. Cliccare sul questo link per maggiori informazioni.

Letteralmente “voli diretti” da non confondersi con i “voli non-stop”, sono voli solitamente più economici dei secondi che effettuano brevi scali lungo le rotte interne più lunghe. Si ha il vantaggio di non dover cambiare aereo ma non quello di arrivare direttamente a destinazione senza soste intermedie (per esempio un volo da New York per San Francisco può effettuare uno scalo intermedio a Chicago di circa un’ora).

Letteralmente “biglietti scontati” o a tariffa ridotta, sono biglietti aerei di sue tipi: a tariffe ridotte ufficiali (come le apex) e non ufficiali. Dei due, le seconde sono vantaggiose in quanto possono essere analoghe alle apex come tariffa ma non essere soggette alle restrizioni delle apex, come per esempio la prenotazione con largo anticipo. Per contro, i biglietti a tariffa ridotta possono comportare il volare con compagnie aeree meno richieste, in orari disagevoli o su rotte e con coincidenze meno comode.

Letteralmente “biglietti di classe economica” sono biglietti aerei comunemente usati, da non confondersi con quelli a tariffa promozionale o apex. Pur non essendo quelli a tariffa necessariamente più vantaggiosa assicurano flessibilità e validità di 12 mesi. Se non utilizzati sono, solitamente, totalmente rimborsabili, anche come parti di un biglietto multiplo.

Letteralmente “tariffa piena” può riferirsi comunemente a biglietti aerei a tariffa piena. Tutte le compagnie offrono, in funzione della tratta, una prima classe (classe F), una business class (classe J o C) e una tariffa turistica (classe Y).

Acronimo di “International Air Transport Association” è il gruppo internazionale che rappresenta, guida e serve l’industria del trasporto aereo. Fondata nel 1945 all’Havana (Cuba), ha sede a Montreal (Canada) dove risiede anche l’Organizzazione Internazionale dell’Aviazione Civile.

L’Agenzia di Viaggi che si dota di biglietteria IATA viene autorizzata all’emissione di biglietteria aerea di linea. Normalmente la procedura di accreditamento è onerosa e richiede diversi passaggi burocratici. Cliccare sul questo link per maggiori informazioni.

L’Art. 74 ter del D.P.R. 633/72 regolamenta la cessione dei pacchetti turistici e le modalità d’applicazione dell’IVA secondo il principio “da base a base”, che comporta la sottrazione dei costi per l’acquisto di beni e servizi dal corrispettivo pattuito dall’Agenzia di Viaggio o Tour Operator e pagato dal cliente (al lordo dell’IVA). La differenza, risultante dallo scorporo dell’IVA al 20%, costituisce la base imponibile netta cui applicare l’aliquota ordinaria, nel caso delle prestazioni all’interno della UE. le prestazioni extra UE non sono considerate imponibili ai sensi dell’Art. 9 del D.P.R. 633/72.

Letteralmente “biglietto smarrito” è la dicitura standard per un biglietto aereo che viene smarrrito prima dell’utilizzo. Normalmente a questa evenienza viene posto rimedio da parte della compagnia aerea che potrà rilasciarne uno in sostituzione, annullando quello smarrito. Tuttavia la norma concede facoltà alla compagnia aerea di considerare il biglietto alla stregua di denaro contante e quindi di rifiutarne la sostituzione, per questa ragione e raccomandato avere cura dei biglietti per evitarne lo smarrimento.

Acronimo di “Miscellaneous Charges Order” ovvero ordine di addebito vario è un voucher di un valore prefissato, apparentemente sembra un biglietto aereo ma può invece essere usato per pagare un volo ma anche un servizio di altro tipo (per esempio per un sovrappeso bagaglio) con una qualsiasi delle compagnie aeree aderenti alla IATA. È più flessibile di un biglietto aereo ed essendo un titolo di credito corrisponde, per esempio, all’esigenza di dimostrare alle autorità la capacità di lasciare un determinato paese, al momento dell’ingresso nello stesso. Se inutilizzato, un MCO è totalmente rimborsabile.

Termine inglese che indica il non presentarsi al momento della partenza del proprio volo. Se in possesso di biglietto a tariffa piena si ha, talvolta, facoltà di prendere un volo successivo: in caso contrario è prevista una penale (cancellation penalty).

Letteralmente “sovra prenotazione”, corrisponde ad una strategia commerciale messa in atto da alcune compagnie aeree che mira a prevenire la presenza di posti non occupati a bordo dell’aeromobile. Vengono sostanzialmente prenotati un certo numero di biglietti in più rispetto a quelli disponibili. I passeggeri che non si presenteranno alla partenza (“no show”) compenseranno quelli in eccesso. Per non incorrere nel rischio di rimanere a terra, occorre presentarsi con congruo anticipo al check-in.

Società intermediaria che si occupa del pagamento contemporaneo di pratiche di viaggio multiple, solitamente a fornitori diversi. L’intermediario agisce come garante ed anticipatore del credito e opera con logiche di tipo bancario. In Italia gli intermediari sono due: Mediofactoring e Factorit.

Letteralmente “tariffa promozionale” si riferisce a tutta la gamma di tariffe non a prezzo pieno vendute a vario titolo dalle compagnie di trasporto. Non tutte le promotional fare sono vendibili presso le Agenzie di Viaggi.

Letteralmente “riconferma” si riferisce alla prassi in suo presso le compagnie aeree che effettuano voli internazionali o intercontinentali. Esse richiedono al viaggiatore di confermare rispettivamente con 48 e 72 ore di anticipo la propria partenza, contattando la compagnia stessa. In caso contrario la compagnia potrebbe essere legittimata a cancellare il nome del passeggero che non ha riconfermato che potrebbe perdere il posto (per esempio in caso di overbooking).

Fermata intermedia volontaria concessa dalla compagnia aerea al viaggiatore (per esempio Roma-New York con stopover a Parigi). Spesso lo stopover non può superare un certo numero di ore.

Letteralmente “sconto per studenti”, applicabile solitamente sui biglietti aerei, del treno o di altro tipo ai possessori di carte studentesche riconosciute. Per le compagnie aeree è in uso la prassi di concedere tariffe scontate ai minori di anni 26 o di riconoscere agli studenti riduzioni del 15% – 25%.  Le riduzioni si applicano su biglietti a tariffa piena o economy e non su tariffe già soggette ad altre promozioni.

Termine generico che indica un documento sul quale è riportata la descrizione di un servizio prenotato presso uno specifico fornitore. Il voucher è in possesso del Cliente Viaggiatore che lo presenta al momento della richiesta del servizio in oggetto. È molto usato per hotel o per servizi accessori, già prenotati e pagati prima della partenza.